本項目は、特に指摘しなければ弊所の主要クライアントである監査等委員会設置会社ではなく、指名委員会等設置会社ではなく、大会社ではない会社を対象とした説明になります。
定時株主総会は、いつまでに開催する必要がありますか？
株式会社には、最も基本的な意思決定機関として株主総会があります。株主総会は、会社の所有者である株主が会社の基本的かつ重要事項を決定する場です。株主総会には、定時株主総会と臨時株主総会の２種類があります。臨時株主総会は、必要に応じて随時開催することができ（会社法第２９６条第２項）、定時株主総会は、毎事業年度の終了後一定の時期に開催しなければなりません（同条第１項）。通常は、税務申告と基準日の関係から、定款において毎事業年度の終了後３か月以内に開催する旨が規定されます。
株主は１社のみですが、定時株主総会は、必ず開催する必要がありますか？
定時株主総会は、必ず開催しなければなりません。株式会社の所有者である株主から経営を委ねられた取締役は、各事業年度の業務執行の成果を株主に報告し、あるいは、承認を受ける必要があるからです。
正確に言うと、株式会社は、各事業年度に係る計算書類（貸借対照表、損益計算書等）及び事業報告並びにこれらの附属明細書を作成しなければなりません（同第４３５条第２項）。
そして、取締役は、計算書類と事業報告書を定時株主総会に提出して、事業報告の内容を報告し、計算書類については株主の承認を得る必要があります（同第４３８条）。なお、監査役設置会社においては、定時株主総会に提出する前に計算書類及び事業報告並びにこれらの附属明細書について監査役の監査を受ける必要があります。
外国法人の１００％子会社である株式会社が、定時株主総会を開催せずに税務申告してしまうケースも散見されます。この場合、子会社の取締役が、勝手に事業報告や計算書類を作成するということはあり得ません。実際は、親会社の経営陣が子会社に関して作成された事業報告を受け、かつ、計算書類を確認しているはずです。とはいえ、会社法で規定された上記の手続を省略することはできません。事業報告と計算書類が定時株主総会に提出されて、報告あるいは承認される必要があります。
外国法人の１００％子会社の株式会社が、いちいち株主総会を開催するのはナンセンスなようにも感じます。ただ、現行法は株主総会の決議を省略して株主総会の決議があったとみなす方法も用意しています（同３１９条第１項）。この方法をとれば、会社法を遵守することができます。
１２月３１日が決算日の会社様の場合は、１月から定時株主総会の準備を進めましょう。
１２月末を決算日とする株式会社の場合、１月になったら、２月あるいは３月に開催する定時株主総会の準備を始めるべきでしょう。取締役や監査役の改選期になっている場合は、後任者の選任についての準備が必要です。また、剰余金の配当を議案とする場合もあるでしょう。
定時株主総会の手続全般や議案内容の確認などについては、個別に弊事務所にご相談ください。